Alur Dan Prosedur Pelayanan Pasien Dan Berkas Rekam Medis

3.1 Alur Dan Presedur Pelayanan Pasien Masuk Dan Keluar Rawat Inap 3.1.1 Ketentuan : 1) Setiap petugas penerimaan pasien rawat inap harus bersikap ramah, sopan, tertib, dan bertanggung jawab. 2) Pasien diterima apabila : • Dikirim oleh dokter gawat darurat • Dikirim oleh dokter poliklinik • Ada surat rujukan rawat dari dokter 3) Bagian penerimaan pasien bertanggung jawab setelahnya mengenai catatan seluruh informasi yang berkenaan dengan diterimanya pasien tersebut. 4) Petugas penerimaan pasien rawat inap hendaknya menjelaskan ketentuan-ketentuan yang harus diperhatikan oleh pasien maupun keluarga pasien. 5) Semua bagian harus memberitahukan bagian penerimaan pasien, apabila seorang pasien di izinkan meninggalkan rumah sakit. 3.1.2 Prosedur : 1. Pasien mendaftar di tempat pendaftaran pasien rawat inap 2. Pasien umum membeli karcis ke loket pembelian karcis 3. Bagi pasien asuransi harus mengurus SJP (Surat Jaminan Pelayanan) ke Loket TPPRS Askes/Jamkesda/JKS Sakato/Jamkesmas/Jampersal. 4. Petugas memberikan menjelasan mengenai cara membayaran dan tarif per kelas. 5. Petugas mewawancarai pasien/keluarga pasien tentang informasi identitas pasien apabila pasien baru maka dibuatkan nomor rekam medis baru dan untuk pasien lama petugas meminta kartu berobat pasien untuk dicarikan berkas rekam medis pasien. 6. Kemudian petugas mengantarkan berkas rekam medis ke bangsal yang dituju. 7. Apabila pasien sudah diperbolehkan pulang maka berkasnya diantarkan ke ruang rekam medis 8. Dan apabila pasien melakukan pemeriksaan penunjang maka pasien diantarkan ke unit pemeriksaan penunjang 9. Jika pasien di anjurkan kontrol ulang maka pasien pergi ke poliklinik untuk rawat jalan 3.2 Alur Dan Prosedur Pelayanan Pasien Rawat Jalan 3.2.1 Ketentuan : 1. Setiap petugas di tempat penerimaan pasien rawat jalan harus bersikap ramah, sopan, tertib, dan bertanggung jawab. 2. Setiap petugas hendaknya mengarahkan pasien ke poliklinik yang dituju ( sesuai dengan keluhan pasien ). 3.2.2 Prosedur : 1. Pasien umum harus membeli karcis ke loket pembelian karcis sedangkan pasien asuransi wajib mengurus Surat Jaminan Pelayanan (SJP) ke loket TPPRS Askes/Jamkesda/JKS Sakato/Jamkesmas/Jampersal. 2. Pasien pun datang ke tempat penerimaan pasien rawat jalan (TPPRJ) dan meletakkan karcis dan SJP-nya ke keranjang yang telah disediakan oleh petugas. 3. Petugas mewawancarai pasien, apakah pasien pernah berobat atau tidak. 4. Jika tidak maka pasien tersebut pergi ke loket pasien baru untuk dibuatkan No.RM dan dibuatkan kartu berobatnya serta menjelaskan fungsi dari kartu berobat tersebut. Untuk pasien yang pernah berobat pergi ke loket pasien lama dan pasien menyerahkan kartu berobatnya. 5. Pasien lama dan pasien baru dipersilahkan menunggu di poli yang dituju. 6. Petugas memberikan nomor antrian dan memasukkan data pasien ke komputer. 7. Bagi pasien baru diprintkan lembaran rawat jalan. 8. Berkas pasien baru dan pasien lama diantar ke petugas pengambilan berkas RM 9. Bagi pasien lama dicari dulu berkas rekam medisnya oleh petugas pengambilan berkas rekam medis. 10. Berkas pasien lama dan lembaran rawat jalan pasien baru dicatat nomor rekam medis dan nama pasien ke dalam buku ekspedisi oleh petugas pengambilan berkas rekam medis 11. Petugas pengambilan berkas rekam medis menyerahkan berkas pasien lama dan pasien baru kepada petugas kurir untuk diantarkan ke poli yang dituju. 12. Jika poli telah selesai memberikan pelayanan kepada pasien dan apabila pasien butuh pemeriksaan penunjang maka pasien pergi ke pemeriksaan penunjang. Jika tidak butuh pemeriksaan lanjutan maka pasien pergi ke apotek atau pulang. Dan jika perlu dirawat maka pasien pergi ke ruang rawatan. 3.3 Alur Dan Prosedur Berkas Rekam Medis Rawat Inap 3.3.1 Hal-Hal Yang Dilakukan Di Tempat Pendaftaran : 1. Berkas rekam medis diberikan kepada petugas, pasien yang pertama kali datang untuk di rawat inap, pasien pernah dirawat berkasnya dicari di tempat penyimpanan berkas rekam medis untuk digabungkan dengan berkas rekam medis yang baru. 2. Pasien baru rawat inap mendapatkan satu nomor rekam medis 3. Petugas menulis identitas pasien dan petugas membuatkan lest pendek (surat pernyataan dirawat) 4. Surat pengantar dari rawat jalan/dokter yang merujuk, status gawat darurat disertakan pada berkas rawat inap 5. Petugas pendaftaran mengisi buku register 3.3.2 Hal-Hal Yang Harus Dilakukan Di Ruang Rawat Inap: 1. Berkas rekam medis di tempat pendaftaran diserahkan kepada petugas di ruang rawat inap 2. Petugas mengantarkan berkas rekam medis pasien ke ruang rawat inap 3. Dokter dan perawat mengisi berkas rekam medis untuk setiap hal yang dikerjakan pada pasien dan menandatanganinya 4. Berkas rekam medis gawat darurat yang dinyatakan tidak diperlukan lagi, harus segera dikembalikan oleh petugas ke ruangan rekam medis 5. Apabila diperlukan konsul ke bagian lain, berkas rekam medis diantarkan oleh petugas 6. Apabila diperlukan pemeriksaan penunjang diberikan surat pengantar untuk masing-masing pemeriksaan 7. Hasil pemeriksaan penunjang ditempelkan pada lembaran berkas rekam medis 8. Apabila pasien tidak jadi rawat inap, petugas ruangan segera melapor ke bagian rekam medis/petugas pendaftaran dalam waktu 1x24 jam 9. Apabila pasien pindah rawat, berkas rekam medis diserahkan ke tempat atau ruangan yang dituju. Berkas rekam medis masih dipergunakan dengan ditambah formulir-formulir yang diperlukan/dibutuhkan 10. Apabila pasien dirujuk ke rumah sakit lain yang lebih tinggi, dibuatkan surat pengantar disertai dengan resume pasien selama pasien di rawat 11. Setelah pasien pulang, petugas segera mengembalikan berkas rekam medis ke unit rekam medis dalam waktu 2x24 jam kecuali jika ada hasil pemeriksaan paling lambat dalam waktu 14 hari. 3.3.3 Hal-Hal Yang Dilakukan Di Instalasi Rekam Medis: 1. Petugas menerima berkas rekam medis pasien dari petugas ruangan 2. Petugas rekam medis mengelola berkas rekam medis diantaranya pengecekan kelengkapan, assembling, koding, dan indeksing 3. Petugas rekam medis menyimpan berkas rekam medis yang telah selesai diolah sesuai dengan nomor rekam medis 4. Petugas rekam medis mengambil kembali berkas rekam medis apabila diperlukan 4.3 Alur Dan Prosedur Berkas Rekam Medis Rawat Jalan 4.3.1 Hal-Hal Yang Harus Dilakukan Di Tempat Pendaftaran : 1. Petugas rekam medis di tempat pendaftaran pasien rawat jalan ( TPPRJ) mencatat pada buku register / mengentrikan data pasien pada komputer 2. Untuk pasien baru diberikan nomor rekam medis, sedangkan untuk pasien lama dengan karcis atau kartu berobat petugas akan mengembalikannya. 3. Petugas rekam medis mengisi buku ekspedisi ( tergantung poliklinik yang dituju ) dengan membuat tanggal peminjaman, nomor rekam medis pasien, dan nama pasien 4. Rekam medis poliklinik dikirim ke poli 5. Petugas poliklinik mencatat pada buku register pasien pelayanan di poliklinik 4.3.2 Hal-Hal Yang Harus Dilakukan Di Poliklinik : 1. Dokter pemeeiksa mencatat riwayat penyakit, hasil pemeriksaan, diagnosa, terapi pasien pada berkas rekam medis poliklinik 2. Petugas keperawatan membuat laporan keperawatan atau rekapitulasi pasien rawat jalan 3. Setelah pelayanan selesai petugas poli akan mengirimkan berkas rekam medis, dan rekapitulasi harian pelayanan pada unit rekam medis paling lambat 1 jam sebelum jam kerja berakhir 4.3.3 Hal-Hal Yang Harus Dilakukan Di Instalasi Rekam Medis: 1. Petugas rekam medis menerima berkas rekam medis dari petugas poli 2. Petugas rekam medis memvadilasi kebenaran dan kelengkapan stastus rekam medis 3. Petugas rekam medis mengelola berkas rekam medis diantaranya pengecekan kelengkapan, assembling, koding, dan indeksing 4. Berkas rekam medis disimpan menurut nomor rekam medis. Selama kami melaksanakan PKL, kami melihat pada alur berkas rekam medis pasien rawat jalan di RSUD Dr. Adnaan WD Payakumbuh tidak dilakukan koding pada berkasnya, tetapi koding dilakukan pada lembaran kartu indeks penyakit rawat jalan.