1. PENGERTIAN
SISTEM PENOMORAN
“Salah satu sistem dari
penyelenggaraan RM dimana semua pasien yg datang ke instansi pelayanan
kesehatan diberikan suatu nomor Rekam Medis (No.RM) yg berfungsi sebagai salah
satu identitas pasien“.
Rekam Medis pada hampir semua pasien
pelayanan kesehatan disimpan menurut nomor, yaitu nomor pasien masuk (admission
number). Dahulu berbagai rumah sakit menyimpan rekam medis berdasarkan : nama
pasien, nomor keluar atau kode diagnose. Penyimpanan secara alphabets menurut
nama-nama pasien agak lebih sulit dan memungkinkan terjadinya
kesalahan-kesalahan dibandingkan dengan penyimpanan berdasarkan nomor.
Penggunaan nomor keluar (discharge number) dan nomor kode diagnose (diagnostic
kode number). Umumnya ternyata tidak memuaskan karena rekam medis
lain-lain/register sangat memerlukan nomor pasien masuk (admission number).
Jika kartu pasien indeks hilang,
nomor masuknya dapat diperoleh dari salah satu catatan, dengan mengetahui nama
dan tanggal masuknya. Tetapi jika menggunakan nomor keluar kartu indeks tidak
dapat menolong untuk menemukan nomor keluar, sehingga lokasi rekam medisnya
sukar diketahui.
Sistem penomoran dalam pelayanan
rekam medis yaitu tata-cara penulisan nomor yang diberikan kepada pasien yang
datang berobat sebagai bagian dari identitas pribadi pasien yang bersangkutan.
Nomor rekam medis mempunyai beberapa kegunaan dan tujuan yaitu, sebagai identifikasi
dari pasien, petunjuk pemilik folder dokumen rekam medis pasien yang
bersangkutan, Registrasi
pasien (Pada waktu admission), untuk pedoman dalam tata-cara penyimpanan
(penjajaran) dokumen rekam medis, dan sebagai petunjuk dalam pencarian dokumen
rekam medis yang telah disimpan di filing.
Ketika pasien datang berobat,
petugas rekam medis harus memberikan nomor rekam medis dan mencatatnya kedalam
beberapa formulir rekam medis yaitu, Kartu Identitas Berobat (KIB), Kartu
Indeks Utama Pasien (KIUP), formulir data dasar pasien, formulir masuk keluar,
buku register pendaftaran pasien.
“Sistem apapun yang dipakai untuk
Rekam Medis yang baru harus berdasarkan nomor yang di urut secara kronologis
dan nomor tersebut digunakan oleh unit/bagian di RS/pelayanan kesehatan yang
bersangkutan”.
2. SISTEM PEMBERIAN NOMOR
1. Pemberian
nomor cara seri
Pemberian nomor cara seri dikenal
dengan nama Serial Numbering System (SNS)
adalah suatu sistem penomoran dimana setiap penderita yang berkunjung ke rumah
sakit atau puskesmas selalu mendapat nomor yang baru. Pada sistem ini, KIB dan
KIUP tidak diperlukan karena seorang pasien dapat memiliki lebih dari satu
nomor rekam medis.
Keuntungan menggunakan sistem ini
yaitu petugas mudah mengerjakan. Sedangkan kerugiannya yaitu, membutuhkan waktu
lama dalam mencari dokumen rekam medis lama, informasi pelayanan klinis menjadi
tidak berkesinambungan, dan banyak menggunakan formulir.
2. Pemberian
nomor cara unit
Pemberian nomor cara unit atau
dikenal dengan Unit Numbering System
(UNS) adalah suatu sistem penomoran dimana sistem ini memberikan satu nomor
rekam medis pada pasien berobat jalan maupun pasien rawat inap dan gawat
darurat serta bayi baru lahir. Setiap pasien yang berkunjung mendapat satu
nomor pada saat pertama kali pasien datang ke rumah sakit atau puskesmas, dan
digunakan selamanya pada kunjungan berikutnya. Maka dokumen rekam medis pasien
tersebut hanya tersimpan didalam satu folder dibawah satu nomor.
Kelebihan pada sistem ini adalah
informasi klinis dapat berkesinambungan karena semua data dan informasi mengenai
pasien dan pelayanan yang diberikan berada dalam satu folder. Dengan demikian
maka KIUP sebagai indeks utama pasien yang disimpan ditempat pendaftaran dan
KIB yang diberikan pasien akan sangat diperlukan.
Kekurangannya adalah pelayanan
pendaftaran pasien yang pernah berkunjung atau sebagai pasien lama akan lebih
lama dibanding cara SNS. Tapi kekurangan ini dapat diatasi dengan cara membuat
dua loket yaitu loket untuk pasien baru dan pasien lama. Untuk loket pasien
lama dibedakan menjadi dua lagi, yaitu untuk pasien lama yang membawa KIB dan
pasien lama yang tidak membawa KIB.
3. Pemberian
nomor cara seri unit
Pemberian nomor cara seri unit atau
dikenal Serial Unit Numbering System (SUNS) adalah suatu sistem pemberian nomor
dengan cara penggabungan sistem seri dan sistem unit. Dimana setiap pasien
datang berkunjung ke rumah sakit atau puskesmas diberikan nomor baru dengan
dokumen rekam medis baru. Kemudian setelah selesai pelayanan, berdasarkan nomor
rekam medis pada dokumen rekam medis tersebut dicari di KIUP untuk memastikan
pasien tersebut pernah berkunjung atau tidak. Bila ditemukan dalam KIUP berarti
pasien tersebut pernah berkunjung dan memiliki dokumen rekam medis lama. Selanjutnya
dokumen rekam medis lama dicari di filing,
setelah ditemukan dokumen rekam medis baru dan lama dijadikan satu, dan yang
menjadi patokan nomor rekam medis adalah nomor yang lama. Sedang nomor baru
diberikan lagi ke pasien yang lain.
Kelebihan sistem ini yaitu pelayanan
menjadi lebih cepat karena semua pasien dianggap pasien baru. Sedangkan
kekurangannya yaitu, petugas menjadi lebih repot setelah selesai pelayanan,
informasi klinis menjadi tidak berkesinambungan.
Sistem penomoran yang baik adalah dianjurkan sistem unit,
karena memiliki kelebihan yaitu:
a. Semua
rekam medis pasien memiliki satu nomor yang tersimpan dalam satu folder.
b. Secara
tepat memberikan informasi kepada klinis dan manajemen, satu gambaran yang
lengkap mengenai riwayat penyakit dan pengobatan seorang pasien.
c. Menghilangkan
kerepotan mencari dan mengumpulkan rekam medis seorang pasien yang terpisah
pisah dalam sistem seri.
d. Menghilangkan
kerepotan mengambil rekam medis, untuk disimpan ke nomor baru dalam seri unit.
Sistem nomor yang digunakan juga mempengaruhi rencana perkembangan ruang
temapat penyimpanan. Perlu sekali ruang lowong pada rak penyimpanan 25% apabila
menggunkan sistem nomor unit, karena tempat tersebut berguna untuk menyimpan
berkas rekam medis yang makin tebal. Apabila sistim seri unit yang dipakai,
dimana rekam medis selalu disimpan di tempat nomor yang terbaru, sehingga
terjadi lowong pada bagian - bagian tertentu dari rak penyimpanan. Lowong ini
akan terjadi apabila persentase masuk ulang tinggi (high admission rate). Dengan
sistim seri rak – rak penyimpanan akan terisi secara konstan. Satu problem yang
biasa timbul dalam sistim unit adalah bertambahnya satu rekam medis menjadi
berjilid – jilid karena seringnya penderita tersebut mendapatkan pelayanan di
rumah sakit. Kadang-kadang begitu seringnya seorang penderita dirawat, sehingga
rekam medisnya harus dibuat jilid yang baru, karen terlalu tebal jika hanya
satu jilid saja. Untuk mengingatkan petugas penyimpanan tentang hal ini, maka
pada saat jilid harus dibuat catatan nomor jilid dan jumlah jilidnya, misalnya:
Jilid 1 dari 2; Jilid 2 dari 2.
Pengambilan rekam medis
yang tidak aktif dari rak penyimanan untuk dimusnahkan atau untuk microfilm,
sangat gampang dalam sistim seri atau sistim seri unit. Dalm sistim seri, makin
kecil nomor rekam medis, menunjukkan makin tuanya rekam medis tersebut. Dalam
sistim seri unit, rekam medis yang tua dimana pemiliknya datang lagi kerumah
sakit untuk berobat, tentu rekam medisnya akan disimpan dengan nomor yang lebih
besar. Rekam medis yang tetap tinggal ditempatnya dalam satu jangka waktu
tertentu dapat digolongkan sebagai rekam medis yang tidak aktif. Pada sistem
seri rekam medis tua (yang nomo-nomor rendah) sangat mudah dipilih dari rak
penyimpanannya untuk disimpan ketempat penyimpanan rekam medis yang tidak
aktif. Dalam sistem unit, nomor-nomor rekam medis tidak menunjukan tua atau
mudanya suatu rekam medis sehingga untuk memilih rekam medis yang tidak aktif
harus dilihat satu persatu tahun berapa seorang penderita terakhir dirawat atau
berkunjung ke poliklinik. Sehingga satu pasien hanya mempunyai satu unit nomor
seumur hidup kemanapun ia berobat di rumah sakit. Untuk itu setiap pasien dapat dimasukkan kartu indeks pasien.
Sehubungan dengan sistem pelayanan
di rumah sakit atau puskesmas merupakan suatu sistem yang saling terkait, maka
untuk mempercepat proses pelayanan di UGD dan kamar bersalin, maka pemberian
nomor rekam medis dapat dialokasikan terlebih dahulu. Pengalokasian nomor rekam
medis didasarkan pada banyak sedikitnya pasien yang dilayani sehingga antara
pelayanan kesehatan yang satu dengan yang lain dapat berbeda. Contoh alokasi
nomor rekam medis:
a. Unit
pelayanan bayi baru lahir: 00.00.00 s.d. 09.00.00 = 100.000 nomor rekam medis.
b. Unit
pelayanan gawat darurat: 10.00.00 s.d. 49.00.00 = 400.000 nomor rekam medis.
c. Unit
pelayanan pasien yang lewat TPPRJ memperoleh nomor dari 50.00.00 s.d. 99.99.99
= 500.000 nomor rekam medis.
Dengan
demikian unit pelayanan yang bersangkutan tidak perlu setiap kali pelayanan
menanyakan dan meminta nomor rekam medis kepada unit rekam medis untuk
memperoleh nomor bagi pasien yang dilayani. Namun demikian, agar nomor tersebut
tetap terkendali maka unit pelayanan maupun unit rekam medis harus memiliki
catatan penggunaan nomor rekam medis.
3. PERBEDAAN SISTEM PENOMORAN
1. Serial
Numbering System (SNS)
ü Ada
NO. RM setiap kunjungan (banyak NO.RM)
ü Tempat
penyimpanan bisa banyak tempat
ü Susah
untuk melihat kronologis penyakit penderita
ü Susah
dalam pencarian RM (banyak tempat)
ü Rak
terisi penuh
ü Lebih
mudah memilih RM yg tidak aktif
2. Unit Numbering System (UNS)
ü NO.RM
untuk setiap pasien yg berkunjung
ü Dipakai
untuk selanjutnya
ü Hanya
1 tempat penyimpanan
ü Dapat
melihat gambaran riwayat penyakit & pengobatan secara cepat
ü Mengurangi
kerepotan dalam pencarian RM
ü Tempat
penyimpanan harus lebih luas (karna RM tebal)
3. Serial
Unit Numbering System (SUNS)
ü NO.RM
baru untuk setiap kali kunjungan
ü NO.RM
lama digabungkan dengan yg baru
ü Disimpan
ditempat dengan nomor yg baru
ü Sering
terjadi nomor ganda
ü Pemborosan
penggunaan formulir/berkas RM
4. SUMBER NOMOR
Satu
rumah sakit biasanya membuat satu “bank nomor” dengan menentukan sampai nomor
tertinggi yang keberapa, baru mulai lagi dengan nomor satu. Sangat sukar untuk
mengerjakan atau mengingat nomor-nomor yang lebih dari enam angka, meskipun
sistim angka akhir (terminal digit) digunakan. Untuk hampir semua rumah sakit,
nomor yang dimulai dari 000001 sampai dengan 999999 akan merupakan sumber
(patokan) pemberian nomor yang bisa berjalan sampai bertahun – tahun. Satu cara
nomor dengan memberikan seri nomor tiap
tahun, misalnya dengan menuliskan angka tahun pada awal nomor seperti 85456231
tidak dianjurkan. Karena kesalahan
menulis angka tahun mengakibatkan sangat sukarnya mengetahui lokasi atau
rekam medis.
Nomor
– nomor disusun dalam satu “Buku Induk” atau register. Tempat dimana buku rekam
medis disimpan atau pengontrolan dilakukan ditentukan oleh kegunaan nomor dan
prosedur nomor. Tanggung jawab pemberian nomor, sebaliknya diberikan kepada
satu orang yang khusus menangani distribusi nomor.
2.5 PERUBAHAAN
SISTEM PENOMORAN
Merubah sistem nomor
seri atau seri unit menjadi sistem seri unit, dapat dilaksanakan mengikuti
langkah – langkah sebagai berikut :
1.
Tentukan
satu tanggal untuk memulai satu perubahan, sebaiknya pada tanggal permulaan
tahun.
2.
Mulailah
dengan memakai nomor unit pada tanggal tersebut, nomor terakhir dari rangkaian
seri yang belum tercapai dapat dipakai sebagai nomor permulaan unit atau sama
sekali mulai dengan nommor baru.
3.
Berikan
nomor unit baru pada penderita masuk ulang (readmit patients), ambil rekam
medis mereka yang lama dan disimpan di bawah nomor yang baru ; berikan petunjuk
keluar pada tempat penyimpanan rekam medis yang lama, dengan mencantumkan nomor
yang baru (cross reference).
4.
Tinggalkan
pada tempatnya semula rekam medis dari penderita-penderita yang tidak
mealakukan masuk ulang.
PENUTUP
1. KESIMPULAN
ü
Sistem penomoran merupakan salah satu sistem dari penyelenggaraan RM dimana semua pasien
yg datang ke instansi pelayanan kesehatan diberikan suatu nomor Rekam Medis
(No.RM) yg berfungsi sebagai salah satu identitas pasien.
ü
Pemberian nomor cara seri dikenal dengan nama Serial Numbering System (SNS) adalah
suatu sistem penomoran dimana setiap penderita yang berkunjung ke rumah sakit
atau puskesmas selalu mendapat nomor yang baru.
ü Pemberian
nomor cara unit atau dikenal dengan Unit
Numbering System (UNS) adalah suatu sistem penomoran dimana sistem ini
memberikan satu nomor rekam medis pada setiap
pasien yang berkunjung pertama kali datang ke rumah sakit atau puskesmas, dan
digunakan selamanya pada kunjungan berikutnya.
ü Pemberian
nomor cara seri unit atau dikenal Serial
Unit Numbering System (SUNS) adalah
suatu sistem pemberian nomor dengan cara penggabungan sistem seri dan sistem
unit. Dimana setiap pasien datang berkunjung ke rumah sakit atau puskesmas
diberikan nomor baru dengan dokumen rekam medis baru. Dokumen rekam medis baru
dan lama dijadikan satu, dan yang menjadi patokan nomor rekam medis adalah
nomor yang lama. Sedang nomor baru diberikan lagi ke pasien yang lain.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar